Главна Дирекция
Гражданска Регистрация и Административно Обслужване

1. Всеки компютър, от който ще се достъпва НБД трябва да има връзка с INTERNET.

По въпроси, свързани с осигуряване на достъп до INTERNET, обърнете се към вашия Интернет доставчик.

За работа в INTERNET, на компютъра, от който ще се работи с НБД да се ползва Microsoft Internet Explorer Browser версия 7 или по-нова. Използването на всички функционалности на системата се постига, когато се ползва версия 8 или по-нова.

Как да проверим коя версия на браузъра използваме.

Ако е необходима инсталация на по-нова версия на браузъра, препоръчително е тя да се извърши от Вашия компютърен специалист.

2. Всеки служител, който ще работи с НБД трябва да притежава Удостоверение за квалифициран електронен подпис, което да е издадено с титуляр Юридическо лице.

Удостоверението за квалифициран електронен подпис да съдържа ЕГН на лицето, което ще има достъп до НБД “Население”.

Поддържаните типове Удостоверения за квалифициран електронен подпис за достъп до НБД "Население" са:

• StampIT DocPro Удостоверение за електронен подпис - "Информационно обслужване" АД - "ИО" АД
• B-Trust професионално Удостоверение за електронен подпис - "Банксервиз" АД - "Банксервиз" АД
• i-Notary Company Q Sign Удостоверение за електронен подпис - "Инфонотари" ЕАД - "Инфонотари" ЕАД
• Spektar Org Universal Certificate Удостоверение за електронен подпис - "Спектър"АД - "Спектър"АД
• Mobisafe Organisation Удостоверение за електронен подпис - "СЕП България" АД - "СЕП България" АД

Актуален списък на регистрираните доставчици на квалифициран електронен подпис може да намерите на адрес: http://www.crc.bg/section.php?id=182&lang=bg

3. Удостоверението за квалифициран електронен подпис да е записано на смарт карта.

Ако се ползва смарт карта, на всеки компютър, от който ще се достъпва НБД трябва да има инсталиран четец за смарт карти.

Смарт карта и четец може да закупите от издателя на Вашия цифров сертификат.

4. Да бъде извършена проверка на инсталирания цифров сертификат.

Всеки потребител, който ще работи с НБД, след издаването на цифровия сертификат и инсталирането му на компютъра, от който ще достъпва НБД, е необходимо:

За потребителите от общинските администрации - след като са получили потребителско име от ТЗ ГРАО да достъпят през Internet Explorer страницата на адрес:

https://nbd.grao.government.bg/graoapp/

За всички останали потребители – след като са получили потребителско име и парола от ГД ГРАО да достъпят през Internet Explorer страницата на адрес:

https://nbd.grao.government.bg/graoappshort/

Ако на компютъра има инсталиран един или повече цифрови сертификати, ще се покаже списък, от който трябва да изберете сертификата на съответния потребител и да натиснете бутона "ОК".

Появява се прозорец, в който трябва да въведете ПИН кода за достъп до избрания сертификат.

Ако сертификатът е валиден и е описан за достъп до НБД, ще се покаже страницата за въвеждане на потребителско име и парола за работа с НБД.

Ако сертификатът е валиден, но не е описан за достъп до НБД, ще се покаже следното съобщение:

“Сертификатът Ви вече е регистриран! Данните Ви ще бъдат проверени. Ако отговаряте на условията за достъп до НБД “Население”, ще бъдете допуснат до системата.”

Това означава, че данните от цифровия сертификат са приети и ще бъдат регистрирани в системата на ГРАО в случай, че потребителят е изпълнил описаните по-горе условия за достъп до НБД “Население”.

Ако след изтичане на срок от 48 часа все още не може да бъде осъществен достъп до НБД, може да се изпрати e-mail, в който да се посочат името на организацията (администрацията), името на потребителя и длъжност. E-mail адресите са посочени в секцията "При проблеми с НБД".

При проблеми с инсталирането и ползването на цифровите сертификати, въпросите следва да бъдат отнесени към съответния доставчик на цифровия сертификат (универсалния електронен подпис).

5. Да са подписани съответните документи за достъп до НБД (документите са различни според институцията, която представлява конкретния потребител).

5.1. Общински администрации:

Достъп до НБД “Население” се разрешава само на служители по гражданско състояние и гражданска регистрация.

Необходимо е да се изтегли, попълни и подпечата Споразумението за предоставяне на достъп до Национална база данни “Население” в два екземпляра (по един за всяка от страните).

Споразумението може да изтеглите от тук:

• Изтегли споразумението в Microsoft Word 97/2000 формат - за община

Неразделна част от Споразумението е Приложение. В него се посочва служителят, на когото е издаден цифров сертификат, отговарящ на условията за квалифициран електронен подпис в съответствие със Закона за електронния документ и електронния подпис и който ще извършва справки в Национална база данни “Население”.

Когато служителите са повече от един, Приложение се попълва за всеки поотделно, като задължително се подписва и подпечатва от Кмета на общината. За всеки служител Приложението се попълва в два екземпляра.

В Приложението се попълват следните данни за служителя:

• име – собствено, бащино и фамилно - без съкращения
• пълно наименование на отдела, в който работи служителят - без съкращения
• пълното наименование на длъжността на служителя - без съкращения
• e-mail на служителя, който е посочен в цифровия му сертификат и който ще се използва за кореспонденция с него при проблеми
• телефон за връзка

Към двата екземпляра на Споразумението се прилага копие от Заповедта за възлагане на функцията длъжностно лице по гражданско състояние (в съответствие с чл.35, ал.3 от Закона за гражданската регистрация).

Когато служителят, описан в Приложението няма изрична заповед за длъжностно лице по гражданско състояние, следва в придружителното писмо Кметът на общината да мотивира необходимостта от достъп на този служител до НБД “Население”.

Дата в Споразумението и Приложението не се попълва.

След попълване, подписване и подпечатване на двата екземпляра на Споразумението, същите следва да бъдат изпратени до Главна дирекция ”ГРАО” при Министерство на регионалното развитие и благоустройството чрез ТЗ "ГРАО", с придружително писмо от Кмета на общината. Придружителното писмо е в свободен текст, като в него се описват приложените документи (Споразумения и копие от Заповедта за възлагане на функцията длъжностно лице по гражданско състояние).

Придружителното писмо, заедно с приложените документи (два броя Споразумение, два броя от всяко Приложение и копие от заповедта) се адресират до Главна Дирекция "ГРАО" при МРРБ, като се посочва и адрес - гр. София 1202, ул. "Св.св. Кирил и Методий" № 17-19.

Така оформените документи се предават на Териториално звено "ГРАО" за изпращане по служебен път.

След подписване на Споразумението от страна на МРРБ, екземплярът предназначен за Потребителя се изпраща обратно на Общината.

Достъп до НБД "Население" се предоставя само след получаване на коректно попълнен и пълен комплект от посочените по-горе документи.

След изпълнение на горепосочените условия, ГД "ГРАО" се ангажира да осигури достъп на общинската администрация до НБД "Население", като необходимата информация за достъпа -потребителско име и парола, както и начинът на работа ще бъдат съобщени от ръководителя на съответното ТЗ "ГРАО".

5.2. Частни съдебни изпълнители:

Информацията за условията за достъп от частни съдебни изпълнители е защитена с парола. Същата може да бъде получена от Камарата на частните съдебни изпълнители.

Условия за достъп.

5.3. Осигуряване на достъп до НБД "Население" на органите на съдебната власт:

Във връзка с приетата Наредба №14 от 18 ноември 2009 г. за реда и начина за предоставяне на достъп на органите на съдебната власт до Национална база данни (НБД) “Население” /обн. ДВ. Бр. 94 от 27 ноември 2009 г./ ще се прилага следната организация:

Съгласно чл. 7 от Наредбата, административните ръководители на органите на съдебната власт предоставят на Министерството на регионалното развитие и благоустройството (МРРБ), в частност на Главна дирекция “Гражданска регистрация и административно обслужване”, данни за оправомощените служители по чл. 5, ал. 2, като попълват заявление по образец, съгласно приложението.

Заявлението следва да бъде попълнено и изпратено със съпроводително писмо до МРРБ, ГД ГРАО. В съпроводителното писмо се определя лице за контакти.

Съгласно чл. 17 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) и във връзка с чл. 4, ал. 1, т. 1 и т. 6 от същия, заедно със заявлението по чл. 5, ал. 2 от Наредбата, следва да се предостави и копие от удостоверение за вписване в “Регистъра на администраторите на лични данни и водените от тях регистри”.

Важно:

Заявленията следва да бъдат подписани само и единствено от административния ръководител на съответния орган на съдебната власт!

В случаите, когато е необходимо добавяне на нови лица, следва да се подготви ново Заявление, в което се описват само новите лица, които ще достъпват НБД “Население”.

В случаите на прекратяване на трудовото правоотношение или на достъпа до НБД “Население” на някой от служителите, следва писмено да се уведоми МРРБ, ГД ГРАО.

След изпълнение на горепосочените условия, ГД "ГРАО" се ангажира да осигури достъп на органа на съдебната власт, като необходимата информация за достъпа -потребителско име и парола, както и начинът на работа ще бъдат съобщени от ГД "ГРАО".

5.4. Осигуряване на достъп до НБД "Население" на Нотариусите:

Във връзка с Наредбата за достъп на нотариусите до Национална база данни "Население", приета с ПМС №194 от 08.09.2010 г. /обн. ДВ. Бр. 73 от 17 септември 2010 г./ е създадена следната организация:

Съгласно Наредбата лицата по чл.2, ал.1, които ще достъпват данните в НБД “Население”, следва да предоставят в Камарата на Нотариусите:

• копие на удостоверението за администратор на лични данни, издадено от Комисията за защита на личните данни (важи само за нотариусите);
• Попълнени Общи условия за достъп до НБД “Население”.

Получените в Камарата на нотариусите общи условия, както и копия на удостоверение за администратор на лични данни следва да бъдат изпратени със съпроводително писмо от Камарата на нотариусите до Главна дирекция “Гражданска регистрация и административно обслужване” при МРРБ заедно с попълнено заявление по образец съгласно приложението (Съгласно чл.6, ал.2 от Наредбата).

Нотариалната камара своевременно уведомява ГД ГРАО при МРРБ за настъпилите промени при лицата, които имат достъп до НБД "Население".

Важно:

Заявлението по образец (съгласно чл.6, ал.2 от Наредбата) следва да бъде подписвано само и единствено от председателя на Нотариалната камара.

В случаите, когато е необходимо добавяне на нови лица, следва да се подготви ново Заявление, в което се описват само новите лица, които ще достъпват НБД “Население”.

Всеки нов потребител на НБД “Население” попълва Общи условия за достъп.

В случаите на прекратяване на трудовото правоотношение или на достъпа до НБД “Население” на някой от служителите, следва писмено да се уведоми ГД ГРАО при МРРБ.

Държавни институции, на които ГД "ГРАО" предоставя данни от НБД "Население"

Данни от НБД "Население" частично се предоставят на Министерство на вътрешните работи /МВР/, Национална агенция по приходите /НАП/, Национален осигурителен институт /НОИ/, Национална здравно осигурителна каса /НЗОК/ и Национален статистически институт /НСИ/ по силата на законови разпоредби с цел, както следва:

• МВР - за издаване на документи за самоличност /Закон за българските документи за самоличност и Закон за гражданската регистрация/. Предоставят се ежедневно данни, които се ползват за издаване на документи за самоличност.
• НАП - Национална агенция по приходите – за поддържане на информационните системи в НАП. Информацията се обновява седмично.
• НОИ - за поддържане на регистър на осигурените лица /Кодекс за задължителното обществено осигуряване/. Информацията се обновява седмично.
• НЗОК - за поддържане на регистър на здравно осигурените лица /Закон за здравното осигуряване/. Информацията се обновява седмично.
• НСИ - Национален статистически институт – текуща демографска статистика. Информацията се обновява месечно.
• АСП - Агенция за социално подпомагане – починали лица. Информацията се обновява месечно.
• Органи на съдебна власт - информацията се предоставя два пъти годишно.