Условия за достъп до Регистъра на населението – Национална база данни „Население“ (РН – НБД „Население“) през Internet

Условията за достъп до данните в РН – НБД „Население“ са определени със Закона за гражданската регистрация, Закона за защита на личните данни и Наредба № РД-02-20-9 от 21 Май 2012 г. за функционирането на Единната система за гражданска регистрация. Достъпът до РН – НБД „Население“ се осъществява през защитен WEB сървър през Internet.

 

За осигуряване на достъп до НБД „Население“ е необходимо да се извърши следното:

 

1. Всеки компютър, от който ще се достъпва Регистър на населението – НБД „Население“ трябва да има връзка с INTERNET.

По въпроси, свързани с осигуряване на достъп до INTERNET, обърнете се към вашия Интернет доставчик.

 

За безпроблемна работа с РН – НБД „Население“ е необходимо операционната система на потребителите, с права за достъп до базата данни, да бъде една от следните версии на Windows – 10 / 8.1 / 8 или по изключение Windows 7. Версията на браузъра Internet Explorer трябва да бъде 11 или по изключение 10.

Как да проверим коя версия на браузъра използваме.

Ако е необходима инсталация на по-нова версия на браузъра, препоръчително е тя да се извърши от Вашия компютърен специалист.

2. Всеки служител, който ще работи с Регистър на населението – НБД „Население“ трябва да притежава Удостоверение за квалифициран електронен подпис, което да е издадено с титуляр Юридическо лице.

Удостоверението за квалифициран електронен подпис да съдържа ЕГН на лицето, което ще има достъп до Регистър на населението – НБД „Население“.

Поддържаните типове Удостоверения за квалифициран електронен подпис за достъп до Регистър на населението – НБД „Население“ са:

Актуален списък на регистрираните доставчици на квалифициран електронен подпис може да намерите на адрес: http://www.crc.bg/section.php?id=182&lang=bg

3. Удостоверението за квалифициран електронен подпис да е записано на смарт карта.

Ако се ползва смарт карта, на всеки компютър, от който ще се достъпва Регистър на населението – НБД „Население“ трябва да има инсталиран четец за смарт карти.

Смарт карта и четец може да закупите от издателя на Вашия цифров сертификат.

4. Да бъде извършена проверка на инсталирания цифров сертификат.

Всеки потребител, който ще работи с Регистър на населението – НБД „Население“, след издаването на цифровия сертификат и инсталирането му на компютъра, от който ще достъпва Регистър на населението – НБД „Население“, е необходимо:

За потребителите от общинските администрации – след като са получили потребителско име от ТЗ ГРАО да достъпят през Internet Explorer страницата на адрес:

https://nbd.grao.government.bg/graoapp/

За всички останали потребители – след като са получили потребителско име и парола от ГД ГРАО да достъпят през Internet Explorer страницата на адрес:

https://nbd.grao.government.bg/graoappshort/

Ако на компютъра има инсталиран един или повече цифрови сертификати, ще се покаже списък, от който трябва да изберете сертификата на съответния потребител и да натиснете бутона „ОК“.

 

Появява се прозорец, в който трябва да въведете ПИН кода за достъп до избрания сертификат.

Ако сертификатът е валиден и е описан за достъп до Регистър на населението – НБД „Население“, ще се покаже страницата за въвеждане на потребителско име и парола за работа с Регистър на населението – НБД „Население“.

Ако сертификатът е валиден, но не е описан за достъп до Регистър на населението – НБД „Население“, ще се покаже следното съобщение:

“Сертификатът Ви вече е регистриран! Данните Ви ще бъдат проверени. Ако отговаряте на условията за достъп до Регистър на населението – НБД „Население“, ще бъдете допуснат до системата.”

Това означава, че данните от цифровия сертификат са приети и ще бъдат регистрирани в системата на ГРАО в случай, че потребителят е изпълнил описаните по-горе условия за достъп до Регистър на населението – НБД „Население“.

Ако след изтичане на срок от 48 часа все още не може да бъде осъществен достъп до Регистър на населението – НБД „Население“, може да се изпрати e-mail, в който да се посочат името на организацията (администрацията), името на потребителя и длъжност. E-mail адресите са посочени в секцията „При проблеми с НБД“.

При проблеми с инсталирането и ползването на цифровите сертификати, въпросите следва да бъдат отнесени към съответния доставчик на цифровия сертификат (универсалния електронен подпис).

5. Да са подписани съответните документи за достъп до Регистър на населението – НБД „Население“ (документите са различни според институцията, която представлява конкретния потребител).

5.1. Общински администрации:

Условията за достъп до данните в регистрите са определени със Закона за гражданската регистрация, Закона за защита на личните данни и Наредба № РД-02-20-9 от 21 Май 2012 г. за функционирането на Единната система за гражданска регистрация.

Съгласно чл. 106, ал. 3 от ЗГР право на достъп до данните в електронните регистри на национално ниво имат само длъжностните лица от общинските администрации, изпълняващи дейности по гражданска регистрация.

На служителят, определен с достъп, задължително се издава цифров сертификат, отговарящ на условията за квалифициран електронен подпис в съответствие със Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП) и съобразно разпоредбата на чл. 148, чл. 2 от Наредба № РД-02-20-9 от 21 Май 2012 г. за функциониране на Единната система за гражданска регистрация.

Писмените уведомления от кмета на общината, за предоставяне или прекратяване достъп на служител, се предават на териториалното звено ГРАО в съответната област за изпращане по служебен път до ГД ГРАО при МРРБ.

В случаите на прекратяване достъпа на служител кмета на общината незабавно информира ГД ГРАО при МРРБ, чрез изпращане на писмено уведомление.

ГД ГРАО писмено уведомява кмета на общината за предоставения или преустановения достъп на служител.

За предоставяне достъп на нов служител е необходимо:

1. Писмено уведомление от кмета на общината (чл. 153, ал. 2 от Наредба № РД-02-20-9 от 21 Май 2012 г.) до ГД ГРАО, в което задължително се посочват данни за служителя на когото се предоставя достъп и необходимостта от достъпа (целта, за която ще се ползва предоставения достъп – обработване на актуализационни съобщения, издаване на удостоверения въз основа на Регистъра на населението, създаване и/или подписване на електронни еквиваленти на актове за гражданско състояние и др.).

2. Към писменото уведомление се прилагат:

2.1. Приложение съгласно т. 6.3 от Споразумението. В приложението се попълват данните съгласно чл. 153, ал. 3 от Наредба № РД-02-20-9 от 21 Май 2012 г. за функциониране на ЕСГР. Приложението се попълва в два екземпляра, отделно за всеки служител. Подписва се и се подпечатва от кмета на общината. Когато лицето е служител на кметство или кметско наместничество се посочва наименованието им.

Приложението може да бъде изтеглено от тук.

2.2. Заверено копие на заповед по чл. 35, ал. 3 от ЗГР и чл. 44, ал. 1, т. 14 от ЗМСМА (в случай че има такава за служителят на когото се предоставя достъп).

2.3. Заверено копие на заповед по чл. 2, ал. 1 от Наредба № РД-02-20-6 от 24 Април 2012 г. (в случай че има такава за служителят на когото се предоставя достъп).

3. След получаване на писменото уведомление от ГД ГРАО за предоставяне на достъп, потребителското име на служителя, както и начинът на работа с базата данни, се съобщават от Ръководителя на съответното териториално звено ГРАО.

За прекратяване достъп на служител е необходимо:

Писмено уведомление от кмета на общината до ГД ГРАО, в което задължително се посочва служителят на когото се прекратява достъпа, датата и причината (чл. 154 от Наредба №РД-02-20-9 от 21 Май 2012 г. за функциониране на Единната система за гражданска регистрация).

Преди изпращане на уведомлението задължително се актуализира списъка на потребителите в ЛБД „Население“.

5.2. Частни съдебни изпълнители:

Информацията за условията за достъп от частни съдебни изпълнители е защитена с парола. Същата може да бъде получена от Камарата на частните съдебни изпълнители.

Условия за достъп.

5.3. Осигуряване на достъп до НБД „Население“ на органите на съдебната власт:

Във връзка с приетата Наредба №14 от 18 ноември 2009 г. за реда и начина за предоставяне на достъп на органите на съдебната власт до Национална база данни (НБД) “Население” /обн. ДВ. Бр. 94 от 27 ноември 2009 г./ ще се прилага следната организация:

Съгласно чл. 7 от Наредбата, административните ръководители на органите на съдебната власт предоставят на Министерството на регионалното развитие и благоустройството (МРРБ), в частност на Главна дирекция “Гражданска регистрация и административно обслужване”, данни за оправомощените служители по чл. 5, ал. 2, като попълват заявление по образец, съгласно приложението.

Заявлението следва да бъде попълнено и изпратено със съпроводително писмо до МРРБ, ГД ГРАО. В съпроводителното писмо се определя лице за контакти.

Съгласно чл. 17 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) и във връзка с чл. 4, ал. 1, т. 1 и т. 6 от същия, заедно със заявлението по чл. 5, ал. 2 от Наредбата, следва да се предостави и копие от удостоверение за вписване в “Регистъра на администраторите на лични данни и водените от тях регистри”.

Важно:

Заявленията следва да бъдат подписани само и единствено от административния ръководител на съответния орган на съдебната власт!

В случаите, когато е необходимо добавяне на нови лица, следва да се подготви ново Заявление, в което се описват само новите лица, които ще достъпват Регистър на населението – НБД „Население“.

В случаите на прекратяване на трудовото правоотношение или на достъпа до Регистър на населението – НБД „Население“ на някой от служителите, следва писмено да се уведоми МРРБ, ГД ГРАО.

След изпълнение на горепосочените условия, ГД „ГРАО“ се ангажира да осигури достъп на органа на съдебната власт, като необходимата информация за достъпа -потребителско име и парола, както и начинът на работа ще бъдат съобщени от ГД „ГРАО“.

5.4. Осигуряване на достъп до НБД „Население“ на Нотариусите:

Във връзка с Наредбата за достъп на нотариусите до Национална база данни „Население“, приета с ПМС №194 от 08.09.2010 г. /обн. ДВ. Бр. 73 от 17 септември 2010 г./ е създадена следната организация:

Съгласно Наредбата лицата по чл.2, ал.1, които ще достъпват данните в Регистър на населението – НБД „Население“, следва да предоставят в Камарата на Нотариусите:

  • копие на удостоверението за администратор на лични данни, издадено от Комисията за защита на личните данни (важи само за нотариусите);
  • Попълнени Общи условия за достъп до Регистър на населението – НБД „Население“.

Получените в Камарата на нотариусите общи условия, както и копия на удостоверение за администратор на лични данни следва да бъдат изпратени със съпроводително писмо от Камарата на нотариусите до Главна дирекция “Гражданска регистрация и административно обслужване” при МРРБ заедно с попълнено заявление по образец съгласно приложението (Съгласно чл.6, ал.2 от Наредбата).

Нотариалната камара своевременно уведомява ГД ГРАО при МРРБ за настъпилите промени при лицата, които имат достъп до НБД „Население“.

Важно:

Заявлението по образец (съгласно чл.6, ал.2 от Наредбата) следва да бъде подписвано само и единствено от председателя на Нотариалната камара.

В случаите, когато е необходимо добавяне на нови лица, следва да се подготви ново Заявление, в което се описват само новите лица, които ще достъпват Регистър на населението – НБД „Население“.

Всеки нов потребител на Регистър на населението – НБД „Население“ попълва Общи условия за достъп.

В случаите на прекратяване на трудовото правоотношение или на достъпа до Регистър на населението – НБД „Население“ на някой от служителите, следва писмено да се уведоми ГД ГРАО при МРРБ.

Подновяване на достъп до НБД „Население“ през INTERNET

Когато имате подписани документи за достъп до НБД „Население“ и цифровият Ви сертификат е изтекъл, е необходимо:

Да подновите цифровия сертификат и да го инсталирате на компютъра, от който се достъпва НБД.

За потребителите от общинските администрации – да достъпят през Internet Explorer страницата на адрес:

https://nbd.grao.government.bg/graoapp/

За всички останали потребители – да достъпят през Internet Explorer страницата на адрес:

https://nbd.grao.government.bg/graoappshort/

При проблеми с инсталирането и ползването на цифровите сертификати, въпросите следва да бъдат отнесени към съответния доставчик на цифровия сертификат (универсалния електронен подпис).

При проблеми с достъпа до НБД, може да се изпрати e-mail, в който да се посочат името на организацията (администрацията), името на потребителя и длъжност. E-mail адресите са посочени в секцията „При проблеми с НБД“.

При проблеми с достъпа до НБД „Население“ през INTERNET

При възникване на проблем с достъпа до НБД, изпълнете следните стъпки, за да идентифицирате проблема.

  1. Изчакайте известно време и опитайте да достъпите НБД отново – повечето проблеми по връзката са от временен характер и след 10-15 минути се оправят.
  2. Проверете дали имате връзка с INTERNET.
  3. Проверете дали цифровият сертификат е инсталиран коректно на Вашия компютър и докога е валиден.
    Как да проверим има ли инсталиран цифров сертификат на компютъра и докога е валиден той
  4. Проверете дали е инсталиран коректно цифровият Ви сертификат през INTERNET – на тестова страница на сайта на ГД „ГРАО“.
    Как да проверим дали е инсталиран коректно цифровият сертификат на тестова страница в INTERNET
  5. Уверете се, че изписвате правилно адреса за достъп до Регистър на населението – НБД „Население“, Вашето потребителско име и парола.

Адресите за достъп задължително се изписват с наклонена черта в края (виж секция Национална База Данни т.4). При неправилно изписан адрес се появява съобщение:

Полезни съвети:

  • Задължителни настройки на браузъра Internet Explorer:
    1. За да се получават винаги последните данни от Регистър на населението – НБД „Население“ трябва да се направи следното: Изберете: Tools ==> Internet Options. Натиснете бутона Settings в секцията Browsing history и изберете опцията Automatically. Натиснете OK и в двата екрана.
    2. Изтриване на екраните и данните, с които сте работили от паметта на компютъра. Данните от всички справки, с които работите се запомнят на диска на компютъра. Те трябва да бъдат изтрити след приключване на работа.Решение на проблема:Изберете: Tools ==> Internet Options. В полето Days to keep pages in history въведете числото 0. Изберете Advanced. Щракнете с мишката в квадратчето пред полето Empty Temporary Internet Files folder when browser is closed така, че то да е маркирано. Натиснете OK.Ако браузърът е кирилизиран:
    3. Изберете: Инструменти ==> Опции за интернет. Натиснете бутона “Настройки” в секцията “История на търсенето” и изберете опцията “Автоматично”. Натиснете OK и в двата екрана.
    4. Изберете: Инструменти ==> Опции за интернет. В полето “Брой дни, за които ще се пазят страниците в хронологията” въведете числото 0. Изберете Разширени. Щракнете с мишката в квадратчето пред полето “Изпразвай папката с временни интернет файлове, когато браузърът се затваря” така, че то да е маркирано. Натиснете OK.
  • Винаги затваряйте екраните на браузъра, след като завършите работа с Регистър на населението – НБД „Население“.
  • За удобство може да запомните адреса за достъп до Регистър на населението – НБД „Население“ по следния начин:Отваряте браузъра Internet Explorer, изписвате адреса за достъп и от лентата с менюта (Menu Bar) избирате Favorites ==> Add to Favorites… В появилия се прозорец (по желание) може да промените текста в полето Names, след което избирате Add.
  • Ако нямате връзка с INTERNET – обърнете се към Вашия Интернет доставчик или компютърния специалист, който поддържа компютрите Ви.
  • Ако цифровият Ви сертификат не минава успешно проверката от т.4.(на страницата https://www.grao.bg/test-cert/) – обърнете се към компютърния специалист, който поддържа Вашите компютри или към фирмата, от която сте закупили цифровия сертификат.
  • По проблеми и въпроси, неописани в горните инструкции, може да изпратите e-mail, подписан с Вашия цифров сертификат на usernbd@grao.bg или на jpanaiotova@grao.bg.